Chào mừng bạn đến với thời đại 4.0 – thời chúng ta sung túc nhất từ trước đến nay và cũng là lúc chúng ta cảm thấy thiếu thời gian nhất. Sẽ có những lúc bạn thấy thế giới này thật hỗn loạn, những công việc, lịch trình hoạt động cứ thế chất đống mà không được giải quyết, việc nhà thì nhiều mà thời gian dành cho bản thân lại không có. Đó chính là lúc bạn cần sắp xếp lại công việc và cuộc sống để đương đầu với sự bận rộn.
Một trong những giải pháp dành cho bạn chính là lên danh sách ưu tiên để làm việc hiệu quả hơn và tiết kiệm nhiều thời gian hơn. Hãy học cách tổ chức công việc, phân loại chúng thành từng hạng mục, theo độ khó, độ quan trọng và mức độ cấp bách. Sau đó, bắt đầu giải quyết từng việc một một cách chuyên nghiệp và nhanh gọn nhất.
1. Luôn có thời gian cố định để liệt kê những việc cần làm
Nếu bạn tham gia vào nhiều dự án, hoạt động trong nhiều nhóm cộng động hay đơn giản là đã lập gia đình và có con nhỏ thì sẽ có hàng tá dự định cũng như việc cần làm trong đầu khiến bạn phát điên. Việc cần làm là dành một khoảng thời gian trong ngày (có thể là đầu giờ sáng hoặc cuối giờ tối) để lên danh sách những việc sắp làm trong ngắn hạn và dài hạn để có thể quản lý và hoàn thành chúng.
2. Viết ra hoặc gõ ra những việc cần làm
Trong khung thời gian cố định, hãy liệt kê ra tất cả những việc lớn nhỏ sẽ thực hiện, những vấn đề cần giải quyết, dự án cần hoàn thành và những việc vặt mà bạn thực hiện mỗi ngày. Chia dự án của bạn ra thành nhiều đầu việc nhỏ và viết những việc cần làm. Ở bước này thì không cần phải sắp xếp thứ tự.
3. Phân loại những việc cần làm
Bằng cách phân loại những việc cần làm vào các danh sách, các hạng mục cụ thể, bạn có thể có cái nhìn toàn cảnh và quản lý chúng tốt hơn. Những cuộc hẹn thì bạn cho vào một hạng mục, còn việc nhà hay các công việc cần thực hiện phục vụ cho dự án của công ty thì bạn cho vào hạng mục khác. Nếu bạn là một người có nhiều mối quan hệ, chắc chắn hàng tuần cũng sẽ bận rộn với những cuộc hẹn, do đó đừng quên phân loại chúng nữa nhé.
Bạn có thể lựa chọn phân nhóm chúng thành danh mục riêng hay để tất cả cùng một danh sách đều được. Nếu thấy việc để tất cả việc cần làm vào một danh sách thì hãy cứ làm thế. Bản danh sách này giúp bạn đặt tất cả những việc cần làm cạnh nhau, từ đó bạn sẽ thấy được mối liên hệ giữa những việc trong danh sách khi so sánh với nhau.
4. Sắp xếp lại danh sách của bạn theo thứ tự ưu tiên
Dựa trên hai tiêu chí là mức độ quan trọng và mức độ cấp bách mà bạn sắp xếp các đầu việc cần làm theo mức độ ưu tiên giảm dần. Tất cả những việc này phần nào bạn đều có thể đánh giá được mức độ ưu tiên dựa trên hai tiêu chí trên, vì vậy có thể ra quyết định nhanh chóng việc nào cần ưu tiên làm ngay lập tức còn việc nào không.
Trong trường hợp các quan việc cần làm đều quan trọng và đều cấp bách như nhau, bạn không cần phải sắp xếp theo thứ tự ưu tiên. Chỉ cần đơn giản là chọn việc cần làm theo thứ tự ngẫu nhiên hoặc sắp xếp theo bảng chữ cái rồi làm từ trên xuống đều được. Công việc nào hoàn thành thì đánh dấu vào công việc đó, càng nhiều công việc được đánh dấu hoàn thành thì bạn càng làm việc có năng suất.
5. Đặt danh sách việc cần làm trong tầm mắt của bạn
Đây là điều quan trọng, nhất là đối với những nhiệm vụ cần hoàn thành trong dài hạn. Hãy đặt danh sách trong tầm mắt của bạn như một lời nhắc nhở về việc hoàn thành những việc quan trọng. Những việc nào đã được hàn thành thì gạch bỏ đi.
Nhìn chung, tùy vào công việc, hoàn cảnh và các mối quan hệ xã hội mà bạn có thể sẽ cần một To-do-list để nhắc nhở về những kế hoạch, những việc cần làm hay những điều quan trọng trong cuộc sống. Thực hiện những bước cơ bản trên, bạn đã bước đầu thành công trên con đường làm chủ năng suất bản thân từ đó có nhiều thời gian hơn để cải thiện cuộc sống.
DƯƠNG XUÂN PHI
#duongxuanphi
