Có nhiều bạn than vãn rằng ước gì một ngày có 48 tiếng, ước gì có thêm nhiều thời gian hơn nữa. Thế nên tôi thử hỏi là hôm qua em đã làm gì, sáng làm được gì và tối đã làm gì rồi? Thế nhưng bạn ấy chẳng thể nhớ được. Bạn có thấy mình giống vậy không? Nếu có thì hãy tham khảo những gợi ý dưới đây nhé.
1. Ghi chép lại thời gian của mình
Đầu tiên, hãy ghi chép lại thời gian của bản thân. Cần biết mỗi ngày mình có bao nhiêu thời gian có thể sử dụng và hiệu quả sử dụng thời gian đến đâu thì mới biết cách quản lý thời gian được. Cũng giống như làm giàu, mở công ty kinh doanh thì bao giờ cũng cần kế toán để kiểm soát số tiền kiếm được và số tiền chi ra, có như vậy mới biết cách quản lý dòng tiền. Vậy nên hãy ghi chép thật chi tiết mỗi ngày đã làm gì, trong bao lâu và vào lúc nào.
Có rất nhiều cách tiện lợi để ghi chép lại thời gian của bản thân. Bạn có thể dành thời gian buổi tối để ghi chép lại trên những ứng dụng di động như Google Calendar, Google Keep, Gtask hay Microsoft To Do… Hoặc nếu thích viết lên giấy thì bạn sắm một quyển sổ để làm một bullet journal (search Youtube có rất nhiều thiết kế đẹp để làm theo). Chọn cách phù hợp nhất với bản thân, cách mà bạn cảm thấy tiện lợi và dễ thực hiện để ghi chép.
Cứ thế ghi chép lại đủ một tuần. Sau đó, dành hẳn một buổi ngày cuối tuần để xem lại những ngày trong tuần mình đã sử dụng thời gian như thế nào. Bạn sẽ bất ngờ khi nhận ra có những việc như đi lại, ăn uống hay đọc báo mạng tiêu tốn nhiều thời gian hơn là mình nghĩ.
2. Làm việc một cách chủ động
Để làm được điều này, bạn cần phải biết cách “trì hoãn” những việc gấp nhưng không quan trọng. Ví dụ như email đồng nghiệp gửi đến, tin nhắn Messenger từ bạn bè hay người nào đó comment status trong lúc đang tập trung làm việc. Tất cao những việc mang tính chất phản ứng nhanh này không những không quan trọng mà còn gây xao nhãng làm mất đi trạng thái tập trung của bạn.
Để tránh bị làm phiền bởi những thông báo không quan trọng, bạn không nên chỉ dựa trên ý chí bản thân. Mấu chốt chính là giữ mình cách xa những việc gây xao nhãng. Cách tôi áp dụng chính là khi đang tập trung làm việc thì đăng xuất tất cả những tài khoản mạng xã hội, nếu làm việc trên trình duyệt web thì tắt tất cả những tab không liên quan và chỉ giữ lại chừng 3 – 5 tab phục vụ công việc. Nếu là ứng dụng nhắn tin phục vụ công việc thì tôi chuyển sang chế độ “vắng mặt” để tránh sự làm phiền không cần thiết khi đang tập trung làm việc.
Đừng sợ người khác trách bạn không xem trọng họ. Nếu họ là người thân thiết với mình thì chắc chắn sẽ hiểu thôi. Sau khi hoàn thành tất cả những việc quan trọng thì trả lời người nhắn sau cũng không muộn.
Mấu chốt chính là biết được viết gì quan trọng. Những cái gì bạn làm nhiều và tạo ra giá trị tích lũy thì đó chính là điều bạn nên ưu tiên trong cuộc sống hiện tại.
3. Tận dụng thời gian “chết”
Nếu chăm chỉ thực hiện việc ghi chép lại mục đích sử dụng thời gian, bạn có thể phát hiện ra “thời gian chết” trong lịch trình của mình. Thời gian chết là lúc mà bạn không làm bất cứ việc gì tạo ra giá trị như ngủ khi di chuyển trên xe bus, lúc xếp hàng dài trong siêu thị hay khi chờ đợi đối tác trong quán cà phê.
Tôi luôn tìm cách để tận dụng tối đa những khoảng thời gian chết. Tôi luôn mang theo cuốn sách yêu thích để đọc trên xe bus. Khi chờ khách hàng thì lấy sổ ra để ghi lại những ý chính sẽ thảo luận trong cuộc gặp. Và khi xếp hàng chờ thanh toán trong siêu thị thì lấy smartphone ra để cập nhật tin tức.
Duy trì thói quen ghi chép, làm việc chủ động và tận dụng thời gian chết giúp bạn sử dụng thời gian một cách hiệu quả. Hãy để thời gian làm việc cho mình, chứ không phải chạy theo thời gian.
DƯƠNG XUÂN PHI
