MULTITASKING CÓ GIÚP BẠN LÀM NHIỀU VIỆC HƠN?

Chắc hẳn ai trong chúng ta cũng đều đã từng cố gắng hoàn thành nhiều công việc cùng một lúc, nhất là khi deadline gần kề. Vừa viết email cho khách hàng vừa kiểm tra tin nhắn. Vừa nhập số liệu khảo sát khách hàng vừa làm báo cáo cho sếp. Vừa trả lời tin nhắn của khách hàng vừa mua sắm trực tuyến. Sẽ ổn thôi nếu những việc bạn làm không quá khó và cũng không mấy quan trọng. Nhưng nếu là những việc phức tạp, những việc bạn chưa từng làm bao giờ mà multitasking thì sẽ gây lãng phí thời gian, giảm hiệu quả công việc và tăng nguy cơ mắc sai lầm.

1. Vì sao không nên multitasking?

Hôm nay là thứ hai, theo lịch công thì bạn sẽ có một cuộc họp quan trọng với nhóm dự án để bàn về lộ trình cho quý tiếp theo. Bạn nghĩ rằng thật lãng phí nếu chỉ ngồi tập trung thảo luận cùng nhóm để đưa ra sáng kiến cho dự án nên đã vừa kiểm tra hộp thư đến, đồng thời lập kế hoạch trong ngày bằng điện thoại. Ngoài ra, bạn cũng không muốn ai biết mình đang làm việc riêng nên phải để ý ánh nhìn của các thành viên khác. Và kết quả thì sao? Bạn mất tập trung hoàn toàn để rồi bỏ lỡ những ý kiến sáng giá, không ghi chú lại những điểm quan trọng và thậm chí là bạn trả lời nhầm email của khách hàng. Rõ ràng, bạn đã lãng phí hoàn toàn buổi họp quan trọng ấy.

Thật sự thì khi multitasking, chúng ta không suy nghĩ và thao tác tất cả tác vụ cùng lúc. Bản chất của đa nhiệm chính là thực hiện lần lượt từng công việc nhưng trong một thời gian rất ngắn rồi lập tức chuyển sang việc khác. Khi làm những tác vụ phức tạp đòi hỏi sự tập trung cao độ như vẽ digital painting, bạn sẽ cần một khoảng thời gian để khởi động trước khi tiến đến năng suất cao nhất, nếu giữa chừng bị chen ngang bởi tác vụ khác thì không những không hiệu quả về năng suất do não phải làm quan lại với công việc mà còn gây mệt mỏi không đáng có do não bộ phải liên tục tiếp nhận, phân loại và xử lý nhiều thông tin khác nhau.

Do đó, nếu bạn có thể hạn chế thói quen multitasking những việc phức tạp thì khả năng tập trung cho từng việc sẽ tăng lên. Đồng nghĩa với việc chất lượng mỗi công việc và hiệu quả làm việc cũng tăng theo. Không những đơn nhiệm làm giảm áp lực lên não bộ mà còn mang đến cảm giác hài lòng khi bạn có thể toàn tâm toàn ý làm một việc và hoàn thành nó thay vì làm nhiều việc nhưng chẳng có cái nào làm xong.

2. Làm cách nào để làm việc hiệu quả?

Để có thể tránh sa đà vào việc multitasking mà không đem lại một chút hiệu quả nào, trước hết bạn cần biết cách phân loại công việc. Một gợi ý tốt chính là Ma trận Công việc quan trọng – Công việc khẩn cấp. Hãy luôn nhớ rằng ưu tiên hàng đầu của bạn chính là những công việc quan trọng và có tính khẩn cấp cao và tránh làm những việc vừa không quan trọng vừa không khẩn cấp. Hãy mua một quyển sổ và để bên cạnh để bắt đầu phân loại công việc và đặt mức độ ưu tiên cho chúng.

Bên cạnh đó, tôi nhận thấy chúng ta để mắc phải cạm bẫy làm những việc không quan trọng khi không biết làm gì tiếp theo. Một Check-list nhũng việc cần làm trong ngày sẽ là “vũ khí mạnh mẽ” để đánh bay tình trạng không biết làm gì.

Đôi khi, cũng có những việc đột ngột xuất hiện và nhảy vào yêu cầu bạn làm ngay lập tức. Lúc này, đừng cố gắng mà làm nhiều việc cùng lúc mà hãy dừng tay một chút, hít thở sâu và đánh giá xem việc đó có thật sự quan trọng không. Nếu câu trả lời là không, bạn để sau rồi hãy làm. Còn nếu câu trả lời là có, hãy chủ động dịch chuyển sự tập trung sang làm nhiệm vụ khẩn cấp hơn, đồng thời đừng quên ghi chú lại tiến độ tác vụ đang làm để có thể quay trở lại công việc dang dở nhanh chóng nhất.

Và để nâng cao hiệu suất khi làm việc đơn nhiệm, bạn cần biết cách quản lý những yếu tố gây phân tán xung quanh. Đừng ngần ngại cho đồng nghiệp, sếp hay bạn bè của bạn biết rằng bạn cần tập trung để làm việc quan trọng. Nếu nhận được yêu cầu hỗ trợ, hãy biết cách từ chối một cách nhẹ nhàng, lịch sự nếu đó là việc không quan trọng.

Và cuối cùng, đừng quên nghỉ ngơi để phục hồi năng lượng. Trong giờ ăn trưa cần tránh đề cập đến công việc để não có thời gian thư giãn và phục hồi.

DƯƠNG XUÂN PHI

#duongxuanphi

Ý kiến của mình là