Quản lý thời gian với uy tắc 40-30-20-10

QUẢN LÝ THỜI GIAN VỚI QUY TẮC 40 – 30 – 20 – 10

Một trong những bước quan trọng nhất trong bất kỳ nguyên tắc quản lý thời gian nào đó là phân loại công việc theo mức độ quan trọng. Theo đó, bạn sẽ cần làm những việc quan trọng nhất đầu tiên, sau đó mới thực hiện những việc kém quan trọng hơn. Tuy nhiên, bản chất cuộc sống là hỗn loạn, và đôi khi bạn không thể nhận định rõ ràng đâu là việc quan trọng, đâu không phải là việc quan trọng. Lúc này, nguyên tắc 40 – 30 – 20 – 10 mà tôi giới thiệu sau đây sẽ giúp bạn phân bổ thời gian một cách hợp lý.

1. Quy tắc 40 – 30 – 20 – 10 dành cho cuộc sống hàng ngày

Khi p[phân bổ thời gian một ngày, hãy cân nhắc sắp xếp sao cho hợp lý. Dù bạn có phải là con người của công việc hay không thì cũng nên đảm bảo đủ thời gian để nghỉ ngơi và giải trí. Về cơ bản, 24 giờ mỗi ngày sẽ được phân bổ như sau:
– 40% thời gian trong ngày tức khoảng 9,6 giờ dành cho công việc.
– 30% thời gian tức khoảng 7,2 giờ dành cho ngủ.
– 20% thời gian tức khoảng 4,4 giò dành cho việc chăm lo cho các mối quan hệ xã hội.
– 10% thời gian tức khoảng 2,4 giờ là thời gian dành cho chăm sóc bản thân và các sở thích cá nhân.

2. Áp dụng quy tắc 40 – 30 – 20 – 10 vào công việc

Sử dụng ma trận Eisenhower để phân chia công việc thành 4 vùng đó là: (I) những công việc vừa gấp vừa quan trọng, (II) những công việc quan trọng nhưng không gấp, (III) những công việc gấp nhưng không quan trọng và (IV) những công việc vừa không quan trọng vừa không gấp. Việc cần làm đầu tiên đó là loại bỏ những công việc thuộc nhóm (IV) và phân công người khác làm công việc thuộc nhóm (III). Còn lại là những công việc thuộc nhóm (I) và nhóm (II).

Sau đó, việc cần làm đó là phân bổ công việc thuộc nhóm (I) và (II) theo Quy tắc 40 – 30 – 20 – 10:
– 40% thời gian dành cho giải quyết 2 việc quan trọng nhất thuộc nhóm (I).
– 30% thời gian dành cho giải quyết 1 việc quan trọng nhì thuộc nhóm (I).
– 20% thời gian dành cho giải quyết 2 việc quan trọng nhất thuộc nhóm (II).
– 10% thời gian dành cho giải quyết 2 việc quan trọng nhì thuộc nhóm (II).

3. Tập trung phần lớn thời gian vào ba việc ưu tiên hàng đầu

Tập trung làm nên hiệu quả. Chắc hẳn nhiều bạn sẽ có thói quen liệt kê một danh sách dài những việc cần làm trong một ngày, một tuần và một tháng. Tuy nhiên, theo tâm lý học thì đây là một sai lầm có tính hệ thống.

Có một thời gian, tôi yêu cầu nhân viên của mình liệt kê những việc quan trọng nhất cần hoàn thành trong tuần. Đa phần đều liệt kê từ 20 đầu việc trở lên. Kết quả là dù danh sách dài dằng dặc nhưng chỉ một số ít việc được hoàn thành đúng hạn.

Tuần tiếp theo, tôi yêu cầu mỗi người chỉ được liệt kê ba việc quan trọng nhất cần hoàn thành trong tuần. Mỗi thành viên đều hiểu rằng việc gì đối với họ là quan trọng nhất và bắt đầu liệt ra ra từng công việc một. Và kết quả thì như mong đợi, họ đã hoàn thành toàn bộ những công việc trong danh sách ưu tiên.

Theo Quy tắc 40 – 30 – 20 – 10, bạn sẽ cần sử dụng gấp đôi thời gian để hoàn thành một việc có mức độ ưu tiên hàng đầu so với những việc có mức độ ưu tiên thứ ba. Những việc có ưu tiên hàng đầu sẽ là những việc có mức độ ảnh hưởng lớn hơn rất nhiều so với những việc khác. Bạn cần hiểu hằng nếu một công việc quan trọng về mặt lý thuyết thì bạn cũng cần phải đầu tư lượng thời gian tương xứng để hoàn thành nó.

Và bạn cần lưu ý rằng trong tổng 100% thời gian của mình, sẽ luôn có 10% thời gian dành cho tất cả những công việc khác. Bởi vì không có một kế hoạch hay lịch trình nào là hoàn hảo cả vì luôn có những công việc phát sinh mà bạn không làm không được. Dành 10% thời gian để thực hiện chúng là điều khôn ngoan bởi vì nếu hoàn toàn dành 100% để làm những việc quan trọng thì tất cả những việc khác sẽ bị tồn đọng và gây nên những căng thẳng không cần thiết.

DƯƠNG XUÂN PHI

#duongxuanphi

Ý kiến của mình là